Bài 1: Làm quen với outlook 2010

22/04/2016 Nguyễn Hồng Vân

Tuy không có nhiều sự khác biệt khi làm quen nhưng chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về microsoft outlook 2010 xem có sự khác biệt với outlook 2007. 

1. Làm quen với outlook 2010

a.Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi

Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thư nhiều. Đồng bộ hóa các loại email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ như Hotmail, Gmail hoặc chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

b.   Social Networking Integration:

Microsoft nhận ra xu hướng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lưới xã hội của bạn tốt hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu.

Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang chủ của mình cho một thư mục.

Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng đồng bộ đúng với lịch hiện tại.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

 Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng.

 Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Khi nâng cấp lên phiên bản mới, người dùng chỉ cần thực hiện thông qua quá trình cài đặt.

Thậm chí nếu gỡ bỏ version cũ thì phần setting vẫn được duy trì.

c. Tìm hiểu về Ribbon

Giao diện mới của Outlook 2010 có tên gọi là Ribbon. Nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office Word 2010, các giao diện sẽ quen thuộc với bạn hơn vì trong Outlook 2010 được soạn thảo dựa trên Word 2010, các lệnh trong Word sẽ có sẵn khi bạn soạn soạn nội dung trên Outlook.

Ribbon của outlook 2010 được sắp xếp như sau:

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

1 Tabs: các giao diện được tạo ra từ các Tab khác nhau. Ở hình trên là giao diện của tab Message. Trong các tab là các lệnh và các nút lệnh.

2 Groups: Mỗi Tab có các lệnh liên quan đến nhau, ta có thể gom thành một nhóm (group). Ví dụ hình trên là nhóm Basic Text.

3 Trong hộp Font chữ có chứa các kiểu chữ dùng để định dạng các kiểu chữ.

d. Thanh công cụ mini

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Thanh công cụ mini giúp người dùng định dạng văn bản thuận lợi và nhanh chóng hơn.

1 Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột để tô khối, sau đó Click chuột phải, thì thanh công cụ sẽ hiện ra.

2  Thanh công cụ sẽ xuất hiện chìm trên nền văn bản. Nếu bạn trỏ đến nó, nó sẽ hiện nổi lên và bạn có thể sử dụng nó để định dạng văn bản.

e. Calendar- lịch làm việc

Tính năng Calendar cần thiết cho ai thường xuyên phải sắp xếp thời gian gặp khách hàng, hội họp. Người dùng còn có tùy chọn nhắc lịch làm việc theo giờ, theo ngày (dòng nhắc nhở hiện trên màn hình theo lịch hẹn)… Thông tin lịch làm việc của từng cá nhân trên thư mục dùng chung còn giúp người dùng biết đồng nghiệp khi nào bận công tác, nghỉ ốm…

f. Tác dụng của contacts

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

2. Các thao tác cơ bản

a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Show Profiles

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Nhấn nút  Add

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

b.Một số khái niệm:

Các giao thức gửi và nhận Email

  1. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) -- hay là giao thức chuyển thư đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đường trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng như là lo việc chuyển thư điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thư điện tử gửi thư qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể được lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP.
  2. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) -- hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này người dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thư mà không cần phải tải các thư về.
  3. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tương tự nhưng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ được phát triển bởi đại học Standford năm 1986.
  4. POP (từ chữ Post Office Protocol) -- hay là giao thức phòng thư. Giao thức này được dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP.

Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể được dùng mà không cần tới SMTP.

 Bài 1: Làm quen với outlook 2010

- Mục Inbox: Là hộp thư đến, cho biết số lượng thư đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thư của người gửi đến.

- Mục Drafts: Là mục lưu các nội dung thư đã soạn nhưng chưa hoàn chỉnh và không gởi đi.

- Mục Outbox: Là hộp thư đi, sẽ lưu địa chỉ, nội dung thư đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lưu).

- Mục Sent Items: Là mục lưu các nội dung thư đã gởi đi thành công

- Mục Deleted Items: Các thư đã xóa, khi xóa thư thì địa chỉ và nội dung thư đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chưa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn xóa hẳn khỏi mail thì click phải chuột tại mục này và chọn Empty Deleted Items.         

- Mục Junk E-mail: lọc các email quảng cáo, Spam hay những thư điện tử không mời mà đến

- Mục Outbox: Là hộp thư đi, sẽ lưu địa chỉ, nội dung thư đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lưu).

- Mục RSS Feeds: RSS (Really Simple Syndication) Dịch vụ cung cấp thông tin cực kì đơn giản. Dành cho việc phân tán và khai thác nội dung thông tin Web từ xa (ví dụ như các tiêu đề, tin tức). Sử dụng RSS, các nhà cung cấp nội dung Web có thể dễ dàng tạo và phổ biến các nguồn dữ liệu ví dụ như các link tin tức, tiêu đề, và tóm tắt.

Một cách sử dụng nguồn kênh tin RSS được nhiều người ưa thích là kết hợp nội dung vào các nhật trình Web (weblogs, hay "blogs"). Blogs là những trang web mang tính các nhân và bao gồm các mẩu tin và liên kết ngắn, thường xuyên cập nhật

c. Gởi email cho nhiều người nhưng dấu tên người nhận

Thư điện tử (email) có 1 điểm ưu việt so với thư thường là ta có thể gởi 1 thư cho rất nhiều người cùng lúc mà thời gian gởi đi cũng không khác gởi cho 1 người. Thông thường, ta để tất cả địa chỉ email của người nhận vào mục To hay CC nhưng như vậy thì những người nhận thư đều thấy toàn bộ danh sách người nhận, khá là bất tiện nếu có người muốn giấu địa chỉ email của mình. Dưới đây là một cách gởi thư cho nhiều địa chỉ nhưng giấu danh sách địa chỉ này không cho người nhận thư xem.

Một thư điện tử thường có các mục: địa chỉ người nhận (To); chủ đề của thư (Subject); bản sao đồng gởi thường (Cc - Carbon Copy), bản sao đồng gởi bí mật (Bcc - Blind Carbon Copy). Khi bạn gởi thư đi, tất cả những gì ghi trong mục To, CcSubject sẽ được hiển thị đầy đủ trong e-mail của người nhận. Riêng nội dung trong mục Bcc sẽ không được hiển thị trong thư khi nhận.

Chú ý: khi có nhiều địa chỉ trong các mục To, Cc, Bcc; các địa chỉ phải cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Không nên gởi cho quá nhiều địa chỉ cùng lúc vì các nhà cung cấp dịch vụ sẽ ngăn chặn vì tưởng là bạn đang gieo rắc thư rác. Tất cả các dịch vụ Web mail đều cung cấp sẳn tính năng Bcc trong cửa sổ soạn thảo email.

- Trong cửa sổ soạn thảo emai của Outlook, bạn mở menu Options rồi chọn View Bcc.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

d.. Đính kèm file vào Email

Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau:

1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO

2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject

3 Nhấp vào biểu tượng Attach file,

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.

 Bài 1: Làm quen với outlook 2010

 4 Bạn có thể nhập hoặc không nhập nội dung email muốn gửi, sau đó nhấn vào nút Send, Email đã được gửi đi cùng file đính kèm.

e. Chèn hình ảnh vào nội dung Email

- Tạo email mới

- Chọn Tab Insert, click chọn Picture trong nhóm Illustrations

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Chọn một hoặc nhiều hình để chèn vào trong nội dung email

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

f.Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email

Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bước sau:

1 Chọn hình ảnh bạn đã đưa vào trong email.

2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó.

3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn.

g. Quan sát các file đính kèm trước khi gửi email

 Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Trong Outlook 2010s7, khi bạn nhận được các tài liệu đính kèm ta có thể quan sát các file này trước khi mở chúng hoặc lưu về ổ đĩa. Nó giúp cho máy tính của bạn an toàn hơn, tránh lưu về các mã độc.

Để xem được các file này ta nhấn vào biểu tượng file đó (như hình trên). Bạn có thể quan sát các file đó ở cửa sổ đọc (cột bên trái Outlook).

h. Tạo email trả lời tự động (auto reply)

Khi bạn đi công tác không check mail được, nếu nhận được thư mà bạn muốn tự động gửi thư trong Inbox đến một địa chỉ thư định trước, trong MS Outlook không hỗ trợ nhưng có thể cài thêm chương trình để có chức năng này là Auto Reply

File >Info > Automatic Replies

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Hiển thị hộp thoại Automatic Replies > Chọn I am currently Out of the Office

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Nhập nội dung vào khung “AutoReply only once to each sender with the following text”.

Nếu muốn sử dụng thêm điều kiện để trả lời email tự động chọn vào nút Add Rule…

Sau cùng nhấn nút OK

i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook

Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lưu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trường Exchange Server.

Chú ý:
Phương thức này không chỉ được dùng để phục hồi thư hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể được coi là một chương trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lưu hoàn chỉnh. Chương trình này có thể được dùng với các giải pháp sao lưu Exchange Server hoặc thành phần khác như Recovery Storage Groups (Các nhóm lưu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến).

Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trường Exchange Server

Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trường Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng

Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thư mục Deleted Items.

Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động được loại bỏ khỏi ổ cứng máy.

Các thư thường bị xoá cứng trong trường hợp:

  • Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thư.
  • Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thư bị xoá vào thư mục Deleted Items. 
  • Chuyển thư sang định dạng file PST.

Cấu hình Exchange Server

Trước khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó như thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lưu lại các thư bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhưng phải đảm bảo có đủ dung lượng đĩa trống để lưu trữ các file đã bị xoá cùng với lượng ngày tăng lên.

Tất cả các thiết lập này ở mức lưu trữ mailbox, có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Mở Exchange System Manager

2. Vào Administrative Groups

3. Mở rộng

4. Vào Servers

5. Mở rộng

6. Mở rộng

7. Kích phải chuột lên , chọn Properties > Limits

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Hình 1: Các thuộc tính trong Mailbox Store, xác định số ngày lưu các file bị xoá trong hộp lưu trữ mailbox

Thiết lập này được đặt ở mức lưu trữ mailbox. Như thế có nghĩa là người dùng sẽ có 7 ngày để phục hồi các thư bị xoá cứng. Nhưng nhiều trường hợp nếu người dùng là những người đặc biệt như các nhà quản lý, các giám đốc công nghệ…, bạn có thể thay đổi giá trị thông số như sau:

Mở Active Directory Users and Computers, kích đúp vào người dùng, chọn tab Exchange General > Storage Limits. Trong hộp thoại Storage Limits mở ra (hình 2), chúng ta có thể thay đổi các giá trị ngày khác cho từng đối tượng người dùng. (Trong ví dụ này số ngày được đưa ra cao hơn). 

 Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Thay đổi các thiết lập mặc định cho từng người dùng cụ thể

Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook

Mặc định, tất cả các message đã bị xoá và đưa vào thư mục Deleted Items có thể được phục hồi ở client Outlook (máy của người dùng). Chương trình này được gọi là xoá mềm.

Để làm điều đó, bạn vào Tab Folder > "Recover deleted items"

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Hiển thị hộp thoại "Recover deleted items"

Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thư mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message được chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thư mục ban đầu (thư mục Deleted Items).

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thư mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thư mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thư mục Deleted Items. Một trường hợp phổ biến khác: khi người dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file ".pst", các message này cũng không được lưu trong thư mục xoá tạm thời.

Trong trường hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thư mục Outlook.

Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bước sau:

1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK.

2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options

3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5).

4. Khởi động lại Outlook.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010
Bổ sung thêm giá trị DumpsterAlwaysOn

Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thư mục Outlook.

Chú ý:
Khi các message trong hộp Inbox của bạn được để dưới dạng file *.pst, những message nào được chuyển đi trong chương trình đều được coi là xoá cứng.

Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items

Dưới đây là trả lời cho một số câu hỏi thường được đặt ra về Recover Deleted Items.

Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử bị xoá cứng trong thư mục có dấu cách như thế nào?

Không có khó khăn gì, chỉ cần dùng ký tự "%20" giữa các từ. Dưới đây là một số ví dụ: 

  • Một người Brazin có hộp Inbox gọi là: “Caixa de Entrada” có thể phục hồi các phần tử đã bị xoá bằng cách dùng cú pháp sau:
    http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=ShowDeleted

Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items

Đó là phiên bản từ Microsoft Outlook 97 trở về sau

Mẹo 3: Tôi có thể phục hồi các Note và Contact bằng chức năng Recover Deleted Items không?

Có, nhưng bạn sẽ phải dùng Outlook 2000 hoặc phiên bản mới hơn. Nếu bạn đang dùng một phiên bản cũ (Outlook 97 hoặc 98) bạn chỉ có thể khôi phục được các phần tử mail.

Các message đã xoá bị đưa ra ngoài nơi lưu trữ tạm thời Keep deleted Items trong trường hợp:

Khi các message đã xoá hết thời gian lưu trữ tạm thời trong Keep deleted Items. Bạn nên dùng chức năng Recovery Storage Group để phục hồi lại dữ liệu.

j. Triệu hồi và sửa thư…trót gửi với MS Outlook

Chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể gửi thông điệp qua email đến cho người khác. Tuy vậy, đôi khi sự nhanh nhạy đó lại làm cho bạn phải khổ sở khi đã lỡ tay gửi đi nội dung thư không mong muốn, gửi nhầm thư quan trọng cho người khác mà không thể nào chỉnh sửa hay lấy lại được. Nhưng bạn không phải lo lắng, MS Outlook sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn đó trong nháy mắt.

Gọi về lá thư trót gửi

Trong MS Outlook, bạn có thể gọi về một lá thư đã (trót) gửi bằng một thủ tục rất đơn giản. Trước tiên, cần bấm vào mục Mail,

Chọn Sent Items. Khung bên phải sẽ liệt kê các lá thư đã gửi đi. Bạn bấm kép lên lá thư muốn thu hồi để mở nó lên. Bây giờ, bạn hãy vào mục Actions > Recall This Message

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Cửa sổ hiện lên cung cấp các tuỳ chọn để bạn thu hồi lá thư đã gửi. Tại mục “Are you sure you want to”, bạn đánh dấu chọn “Delete unread copies of this message” để hệ thống tự động thu hồi lại lá thư kia cho bạn.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010


Tuy nhiên, không phải lá thư nào cũng có thể thu hồi được, vì MS Outlook hiện chỉ có khả năng thu hồi các lá thư mà người nhận chưa đọc. Vì thế, bạn cũng nên thiết lập để hệ thống báo cho bạn trong trường hợp thư đã được thu hồi hay chưa thu hồi, bằng cách đánh dấu chọn “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient”. Cuối cùng, nhấn OK để xác nhận.

Sửa thư đã gửi

Đôi khi, bạn viết một lá thư mà sau khi gửi mới nhận ra đã gửi… nhầm người hay nhầm nội dung. Những thao tác dưới đây sẽ giúp bạn thay đổi nội dung cho lá thư đó:

- Bạn mở lá thư muốn sửa nội dung, rồi vào Action > Resend This Message.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Sau khi nội dung lá thư hiện ra trong phần cửa sổ biên tập, bạn tha hồ chỉnh sửa lại nội dung rồi gửi đi thay thế lá thư cũ trước đó.

Xoá thư đã gửi

Bạn muốn xoá lá thư đã gửi lầm cho người khác, hay sửa lại nội dung thư đã gửi đi? Chuyện chẳng có gì là khó với MS Outlook! Đầu tiên, bạn cũng mở lá thư đã gửi, rồi vào Action > Recall This Message

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Trong cửa sổ hiện ra, bạn đánh dấu chọn “Delete unread copies and replace with a new message” để hệ thống thu hồi lại thư đã gửi và thay thế bằng lá thư mới; đánh dấu chọn thêm “Tell me if recall succeeds or fail for reach recipient” để nhận thông báo về kết quả chỉnh sửa thư đã gửi đi. Cuối cùng, nhấn OK. Ngay sau đó, cửa sổ soạn thư sẽ hiện ra và bạn viết lại nội dung mới cho lá thư dã gửi đi. Cuối cùng, bấm Send để gửi lại. Lá thư cũ sẽ được thu hồi và thay thế bằng lá thư mới.

Huỷ …thư

Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”.

Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng Delivery opitions,

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.

k. Sử dụng nút voting

Thu hồi đáp từ một nhóm người là một cái gì đó rất phổ biến trong môi trường văn phòng. Cho dù bạn đang cố gắng để yêu cầu loại bánh pizza để đặt hàng cho một cuộc họp, hoặc đi bỏ phiếu về ai sẽ bỏ kế tiếp, những gì bạn cần là một cuộc thăm dò.

Những gì bạn có thể không nhận ra được rằng nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và Exchange tại nơi làm việc, bạn đã có mọi thứ bạn cần để gửi ra một cuộc bầu chọn thông qua email.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

 Soạn một email mới trong Outlook, chọn tab Options và chọn Use Voting Buttons. Ở đây bạn có thể chọn mặc định hoặc tạo ra các câu trả lời của riêng bạn cho câu hỏi thăm dò ý kiến.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Nếu bạn chọn Custom chỉ cần gõ vào các trả lời bạn muốn xuất hiện trong lĩnh vực Sử dụng các nút biểu quyết, cách nhau bằng dấu chấm phẩy.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Bây giờ bạn có các tùy chỉnh liệt kê các câu trả lời.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Khi người nhận mở email, sẽ có một thông báo tư vấn cho họ để đáp ứng bằng cách sử dụng nút bình chọn bao gồm các phản ứng tùy chỉnh.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Sau khi người nhận đã có những sự lựa chọn của mình một hộp sẽ bật lên xác minh, các cuộc thăm dò phản ứng và tùy chọn để thêm thông tin bổ sung trong email.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

Khi họ trả lời bạn sẽ có một lá cờ vào email tư vấn cho họ có được trả lời các cuộc thăm dò ... tương tự như một nhận đọc.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010Để xem các số tổng cộng của các cuộc thăm dò, bạn có thể mở thư gốc trong thư mục tin nhắn gửi của bạn, và sau đó nhấp vào nút Theo dõi. You'll see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. Bạn sẽ thấy một danh sách các số tổng cộng bên dưới ribbon, và sau đó một danh sách dưới đây là của tất cả các phản ứng.

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

l. Theo dõi e-mail gửi đi

Đã bao giờ bạn gặp trường hợp này chưa: bạn có một e-mail quan trọng gửi cho một người bạn, thế nhưng đợi mãi chẳng thấy hồi âm. Bạn thật sốt ruột và nóng lòng muốn biết họ có đọc e-mail của mình chưa, hay là e-mail mình gửi đi đã bị thất lạc, bị máy chủ mail chặn lại rồi…

Nếu bạn dùng chương trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 để gửi nhận thư và người bạn của bạn cũng dùng chương trình này thì việc theo dõi e-mail gửi đi thật đơn giản vô cùng. Với tính năng Email Tracking của Microsoft Outlook, bạn có thể biết được chính xác ngày giờ e-mail đến được hộp thư của bạn mình và ngày giờ người đó đọc thư của mình.

Theo mặc định, tính năng này không có hiệu lực. Để sử dụng nó, bạn vào Tab Options. Nhắp chọn 2 checkbox:

Bài 1: Làm quen với outlook 2010

- Request a Delivery Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận được một e-mail thông báo ngày, giờ khi mail đến được hộp thư người nhận. Tuy nhiên, nếu mailserver của người nhận không hỗ trợ tính năng này thì cũng đành chịu thua.

- Request a Read Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận được một e-mail khi người nhận đọc

Cuối cùng, bạn soạn thư và gửi đi như bình thường.

Tag: microsoft outlook 2010outlook 2010outlook

Đang phát triển ...

Bài viết liên quan

Bài 6: Thủ thuật outlook 2010

Bài viết giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật được dùng trong outlook 2010, để giúp công việc của các bạn được dễ dàng hơn.

Bài 5: Quản lý các thông tin trong outlook 2010

Bài viết giới thiệu về phương pháp quản lý thông tinn trong outlook 2010. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem có điểm gì khác và nổi bật so với outlook 2007

Bài 4: Sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả outlook 2010

Để công việc của đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả hơn trong outlook 2010

Bài 3: Quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ outlook 2010

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu về mục quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ trong microsoft outlook 2010.

Bài 2: Các công cụ tiện ích trong outlook 2010

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu tới các bạn các tiện ích trong outlook 2010. Rất hữu ích cho công việc, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu xem có điểm gì khác so với outlook 2007

Tấn công ransomware cực lớn trên toàn cầu, tải về bản vá lỗi ngay

Tấn công ransomware cực lớn trên toàn cầu, tải về bản vá lỗi ngay

Cuộc tấn công vào NHS đã sử dụng một dạng ransomware có tên Wanacryptor và nhắm mục tiêu vào hàng nghìn tổ chức ở 74 quốc gia. Ransomware là một dạng tấn công mạng có liên quan đến việc các hacker nắm quyền kiểm soát máy tính hoặc thiết bị di động và yêu cầu đòi tiền chuộc. Bằng nhiều cách, những kẻ tấn công tải phần mềm độc hại vào thiết bị và mã hóa thông tin của nạn nhân.

Kỹ thuật tìm kiếm và thay thế từ cơ bản đến nâng cao trong MS Office (Word)

Kỹ thuật tìm kiếm và thay thế từ cơ bản đến nâng cao trong MS Office (Word)

Trong Word nói riêng, Office nói chung, có lẽ ai cũng biết chức năng tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản, nhưng ngoài ra, còn nhiểu chức năng khác trong hộp thoại tìm kiếm và thay thế mà không phải ai cũng biết để sử dụng. Trong đó có tìm kiếm và thay thế định dạng, sử dụng các ký hiệu đại diện, các ký tự đặc biệt… 

Bài 6: Thủ thuật outlook 2010

Bài 6: Thủ thuật outlook 2010

Bài viết giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật được dùng trong outlook 2010, để giúp công việc của các bạn được dễ dàng hơn.

Bài 5: Quản lý các thông tin trong  outlook 2010

Bài 5: Quản lý các thông tin trong outlook 2010

Bài viết giới thiệu về phương pháp quản lý thông tinn trong outlook 2010. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem có điểm gì khác và nổi bật so với outlook 2007

Bài 4: Sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả outlook 2010

Bài 4: Sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả outlook 2010

Để công việc của đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả hơn trong outlook 2010

Bài 3: Quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ outlook 2010

Bài 3: Quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ outlook 2010

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu về mục quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ trong microsoft outlook 2010.

Hàm SLEEP trong PHP

Hàm SLEEP trong PHP

Có những lúc trong công việc lập trình ta cần mã tạm dừng theo một thời gian định trước thì trong php có hỗ trợ hàm sleep để các bạn làm điều này.

Hàm Rand trong PHP

Hàm Rand trong PHP

Đôi lúc chúng ta lập trình cần đến những con số sinh ngẫu nhiên vào những công việc khách nhau hôm này mình xin giới thiệu với mọi người hàm sinh số ngẫu nhiên trong PHP

Bài 9: Giới thiệu lập trình hướng đối tượng trong PHP (OOP)

Bài 9: Giới thiệu lập trình hướng đối tượng trong PHP (OOP)

Các bạn tự học PHP nên biết về lập trình hướng đối tượng trong PHP, kỹ thuật lập trình hỗ trợ công nghệ đối tượng

Bài 8: Hàm có sẵn thông dụng trong PHP

Bài 8: Hàm có sẵn thông dụng trong PHP

Hàm thông dụng trong php cần biết, các bạn mới bắt đầu lên nắm rõ ý nghĩa cấu trúc cách dùng những hàm này để bổ trợ kiến thức sau này

Bài 7: Hàm trong PHP

Bài 7: Hàm trong PHP

Hàm do người sử dụng định nghĩa cho phép bạn xử lý những tác vụ thường lặp đi lặp lại trong ứng dụng. cách khai báo, cú pháp của hàm trong php