Định Dạng Trang Và In Bảng Tính trong excel 2010

29/02/2016 Nguyễn Hồng Vân

Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp định dạng trang và cách in bảng tính trong excel 2010. 

1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel

Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp bạn có thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình.

Có 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhóm View -> chọn Workbook Views -> chọn kiểu xem.

  • Normal View: Đây là chế độ bạn sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính toán,… trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel.
  • Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này bạn vẫn có thể tính toán và nhập liệu.
  • Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây bạn có thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang.

2. Thiết lập thông số cho trang in

Tất cả các tùy chọn thiết lập thông số trang in có tại nhóm Page Layout -> nhóm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…). Bạn có thể thiết lập các thông số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout -> đến nhóm Page Setup -> nhấn vào nút 

Chiều trang in (Orientation)

  1. Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Orientation -> chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang)
  2. Trong hộp thoại Page Setup -> chọn ngăn Page -> Orientation -> chọn chiều trang in Portrait / Landscape

Khổ giấy (Size)

  1. Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Size -> chọn khổ giấy
  2. Trong hộp thoại Page Setup -> chọn ngăn Page -> Page size -> chọn giấy

Canh lề giấy (Margins)

  1. Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Margins -> chọn kiểu chừa lề
  2. Trong hộp thoại Page Setup -> chọn ngăn Margins -> nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngoài ra còn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc)

Chọn vùng in (Set Print Area)

Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Print Area -> Set Print Area.

Ngắt trang (Page Break)

  • Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đó vào Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Breaks -> Insert Page Break. (Nếu không để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc)
  • Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ô hiện hành đến ô nằm ngay dưới dấu, sau đó vào Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Breaks -> Remove Page Break.
  • Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Breaks -> Reset All Page Breaks.

Thêm hình nền (Background)

Vào Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Background -> chọn hình lưu trữ trên máy -> nhấn nút Insert

In tiêu đề dòng và cột (Row and column headers)

Vào Ribbon -> Page Layout -> Sheet Options -> Headings -> chọn Print

In tiêu đề cột và dòng lặp lại ở các trang

B1. Vào Ribbon -> Page Layout -> Page Setup -> Print Title

B2. Tại ô Rows to repeat at top ta quét chọn dòng số 1 vào à$1:$1

B3. Tại ô Columns to repeat at left ta quét chọn cột A à$A:$A

B4. Nhấn OK hoàn tất.

Hình minh họa chọn in lặp lại các tiêu đề dòng 1 và cột A

Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in

Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phóng to nội dung vào một số trang nhất định khi đó ta dùng Ribbon -> Page Layout -> Scale To Fit -> Scale. Ta có thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phóng to tới 400%.

Ngoài ra ta có thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon -> Page Layout -> Scale To Fit -> Width Ribbon -> Page Layout -> Scale To Fit -> Height.

 In đường lưới của các ô

Để in đường lưới kẽ các ô trong bảng tính ta chọn Ribbon -> Page Layout -> Sheet Options -> Gridline -> Print.

Thêm thông tin vào đầu trang và chân trang (Header và Footer)

Header chứa các thông tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thông tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt có thể chèn hình vào.

Vào Ribbon -> View -> chuyển sang chế độ xem Page Layout -> Tiến hành thêm Header Footer vào.

Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhóm lệnh Design mới hiện ra.

Các nút lệnh trong thanh Design

Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer

Nút lệnh

Mã lệnh

Chức năng

 

&[Page]

Hiển thị số trang tài liệu

 

&[Pages]

Hiển thị tổng số trang được in

 

&[Date]

Hiển thị ngày hiện tại

 

&[Time]

Hiển thị giờ hiện tại

 

&[Path]&[File]

Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và Tên tập tin

 

&[File]

Hiển thị tên tập tin

 

&[Tab]

Hiển thị tên sheet

 

Không có

Chèn hình lựa chọn vào. Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và nhấn nút Insert.

 

Không có

Thiết lập các thông cố cho hình chèn vào.

 

Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản trong Header Footer cần dùng ký hiệu & thì bạn hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ bạn muốn nhập “Công thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Công thức && Hàm”. Các lựa chọn khác của Header và Footer:

  • Different First Page: Nếu chọn thì bạn có thể thiết lập thông tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang còn lại trong tài liệu.
  • Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì bạn có thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ.
  • Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ của he
  • ader/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ.
  • Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu.

3. Thiết lập thông số hộp thoại Print

Để gọi hộp thoại Print, bạn chọn nút Office -> chọn Print hay nhấn tổ hợp phím <Ctrl+P>. Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một số tùy chọn khác.

  • Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office -> Print
  • Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn.
  • Entire workbook: In toàn bộ workbook
  • Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này.
  • Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.

4. Các lưu ý khác

Ngăn không cho in một số vùng

Trong một số trường hợp, dữ liệu có các thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Khi đó bạn làm theo các cách sau. Ẩn các dòng hay cột chứa thông tin đó. Home -> Cells -> Format -> Chọn lệnh ẩn.

  • Tô màu chữ giống với màu nền của các ô.
  • Vẽ hình đè lên vùng dữ liệu nhạy cảm.

Ngăn không cho in các đối tượng

Một số đối tượng trên bảng tính như đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn không muốn in thì làm như sau:

B1. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn Size and Properties.

B2. Chọn ngăn Properties trong hộp thoại

B3. Bỏ lựa chọn tại Print Object.

Tag: Microsoft excelexcel 2010định dạng

Đang phát triển ...

Bài viết liên quan

Phím Tắt Và Thủ Thuật trong excel 2010 - phần 1

 Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010 được tốt hơn - phần 1

Phím Tắt Và Thủ Thuật excel 2010 - phần 2

 Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010 được tốt hơn - phần 2

Đồ Thị Trong Excel

Bài viết giới thiệu tới các bạn cách tạo đồ thị trong excel 2010. 

Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu excel 2010 - phần 2

Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp khai thác cơ sở dữ liệu trong excel 2010 ( phần 2 ).

Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu excel 2010 - phần 1

Bài viết giới thiệu đến các bạn phương pháp khai thác cơ sở dữ liệu trong excel 2010 ( phần 1 ).

Hàm xử lý văn bản và dữ liệu excel 2010

Bài viết giới thiệu về các hàm xử lý văn bản và dữ liệu trong excel 2010. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu để công việc được dễ dàng hơn.

Hàm toán học và lượng giác trong excel 2010

Bài viết giới thiệu về các hàm toán học và hàm lượng giác trong excel 2010. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem nó có khác gì với excel 2007

Danh mục các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách

Bài viết giới thiệu với các bạn về danh mục các hàm quản lý cơ sở dữ liệu và danh sách trong microsoft office excel 2010

Các hàm trong excel 2010

Bài viết giới thiệu về các hàm trong excel 2010 với các hàm cụ thể: hàm thống kê, hàm phân phối xác suất, hàm tương quan và hồi quy tuyến tính...

Giới thiệu công thức và hàm trong excel 2010

Cũng giống như excel 2007, excel cũng có các công thức và hàm.Bài viết sau đây sẽ giới thiệu về công thức và hàm excel 2010

Làm việc với dữ liệu trong excel 2010

Bài viết giới thiệu về các dữ liệu trong excel với nội dung: nhập liệu, hiệu chỉnh, định dạng, tìm, thay thế, sắp xếp và lọc dữ liệu.

Bài 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 2010 ( phần 1 )

Bài viết giúp các bạn tìm hiểu về cách làm quen cơ bản với microsoft excel 2010.Tuy không khác excel 2007 nhưng chúng ta hãy cùng lướt qua

Tấn công ransomware cực lớn trên toàn cầu, tải về bản vá lỗi ngay

Tấn công ransomware cực lớn trên toàn cầu, tải về bản vá lỗi ngay

Cuộc tấn công vào NHS đã sử dụng một dạng ransomware có tên Wanacryptor và nhắm mục tiêu vào hàng nghìn tổ chức ở 74 quốc gia. Ransomware là một dạng tấn công mạng có liên quan đến việc các hacker nắm quyền kiểm soát máy tính hoặc thiết bị di động và yêu cầu đòi tiền chuộc. Bằng nhiều cách, những kẻ tấn công tải phần mềm độc hại vào thiết bị và mã hóa thông tin của nạn nhân.

Kỹ thuật tìm kiếm và thay thế từ cơ bản đến nâng cao trong MS Office (Word)

Kỹ thuật tìm kiếm và thay thế từ cơ bản đến nâng cao trong MS Office (Word)

Trong Word nói riêng, Office nói chung, có lẽ ai cũng biết chức năng tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản, nhưng ngoài ra, còn nhiểu chức năng khác trong hộp thoại tìm kiếm và thay thế mà không phải ai cũng biết để sử dụng. Trong đó có tìm kiếm và thay thế định dạng, sử dụng các ký hiệu đại diện, các ký tự đặc biệt… 

Bài 6: Thủ thuật outlook 2010

Bài 6: Thủ thuật outlook 2010

Bài viết giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật được dùng trong outlook 2010, để giúp công việc của các bạn được dễ dàng hơn.

Bài 5: Quản lý các thông tin trong  outlook 2010

Bài 5: Quản lý các thông tin trong outlook 2010

Bài viết giới thiệu về phương pháp quản lý thông tinn trong outlook 2010. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem có điểm gì khác và nổi bật so với outlook 2007

Bài 4: Sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả outlook 2010

Bài 4: Sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả outlook 2010

Để công việc của đạt hiệu quả cao hơn, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng lịch làm việc một cách hiệu quả hơn trong outlook 2010

Bài 3: Quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ outlook 2010

Bài 3: Quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ outlook 2010

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu về mục quản lý hộp thư của bạn về dung lượng và lưu trữ trong microsoft outlook 2010.

Hàm SLEEP trong PHP

Hàm SLEEP trong PHP

Có những lúc trong công việc lập trình ta cần mã tạm dừng theo một thời gian định trước thì trong php có hỗ trợ hàm sleep để các bạn làm điều này.

Hàm Rand trong PHP

Hàm Rand trong PHP

Đôi lúc chúng ta lập trình cần đến những con số sinh ngẫu nhiên vào những công việc khách nhau hôm này mình xin giới thiệu với mọi người hàm sinh số ngẫu nhiên trong PHP

Bài 9: Giới thiệu lập trình hướng đối tượng trong PHP (OOP)

Bài 9: Giới thiệu lập trình hướng đối tượng trong PHP (OOP)

Các bạn tự học PHP nên biết về lập trình hướng đối tượng trong PHP, kỹ thuật lập trình hỗ trợ công nghệ đối tượng

Bài 8: Hàm có sẵn thông dụng trong PHP

Bài 8: Hàm có sẵn thông dụng trong PHP

Hàm thông dụng trong php cần biết, các bạn mới bắt đầu lên nắm rõ ý nghĩa cấu trúc cách dùng những hàm này để bổ trợ kiến thức sau này

Bài 7: Hàm trong PHP

Bài 7: Hàm trong PHP

Hàm do người sử dụng định nghĩa cho phép bạn xử lý những tác vụ thường lặp đi lặp lại trong ứng dụng. cách khai báo, cú pháp của hàm trong php